طريقة كتابة رسالة إدارية جاهزة ، وفقًا للغرض المنشود من الرسالة الإدارية المرسلة، تتواصل الإدارات رسميًا مع بعضها البعض من خلال الرسائل المرسلة من طرف إلى آخر ، ويجب أن يكون مؤلف الرسالة قد أتقن طريقة كتابتها ؛ لهذا السبب تعتمد الكتابة على أسس ومهارات محددة ، ولهذا سنخصص لك هذه المقالة حول محتوى جدول المحتويات لتتعلم كيفية كتابة خطاب إداري جاهز.
رسالة إدارية جاهزة
تُعرَّف الرسائل الإدارية بأنها أحد أنواع الرسائل الوظيفية الرسمية. ويرتبط أحد أطراف الاتصال الكتابي بوظيفة إدارية واحدة على الأقل تهدف إلى تقوية العلاقات بين الإدارات المختلفة في منظمات الأعمال وتقويتها. تتكون هذه الرسالة عادةً من سلسلة من رسائل. إسناد القرارات والمعلومات إلى الأشخاص العاملين في مختلف الإدارات بالمؤسسة ، ويختلف محتوى الرسالة الإدارية باختلاف الجهة التي ترسل إليها هذه الرسالة. وتجدر الإشارة هنا إلى أن الرسائل الإدارية لها مزايا عديدة مثل:[1]
- تتميز الرسائل الرسمية باختصار الكثير من الوقت والجهد والمسافة بين مواقع الرسل المختلفة.
- الرسائل الإدارية واسعة النطاق.
- تتميز الرسائل الإدارية بهيكلها القانوني الذي يمكن للمستفيد الرجوع إليه عند الضرورة.
- تتميز الرسائل الإدارية بمحرريها المسؤولين عن إرسالها وكتابتها.
- تتميز الرسائل الإدارية بقدرتها على تعزيز العلاقات الجيدة بين الأطراف المعنية.
طريقة كتابة رسالة إدارية جاهزة
لمعرفة كيفية كتابة خطاب إداري ، يجب عليك اتباع كل من الخطوات التالية لكتابة نص أي خطاب إداري بنجاح واعتماده:
- كتابة أجزاء الرسالة الإدارية المتمثلة في اسم وعنوان المرسل ، ورقم تاريخ الرسالة ، وموضوع الرسالة ، واسم وعنوان المرسل إليه ، والتحية الافتتاحية ، ونص الرسالة ومرفقاتها. .
- ابدأ بكتابة عنوان الرسالة الإدارية ، وهو بداية الرسالة المكتوبة في أعلى الرسالة ، والتي توضح بالتفصيل عنوان المؤسسة.
- كتابة رقم الحرف الذي يعرف بالمرجع والذي يعبر عن موضوع الرسالة وترتيبها في كتب المؤسسة.
- اكتب تاريخ الرسالة في الجزء الأيمن من الرسالة ، متبوعًا باسم موقع المرسل جنبًا إلى جنب مع الحاجة إلى كتابة اليوم والشهر والسنة.
- في الجزء الأيمن من الرسالة ، يتم كتابة اسم وعنوان المرسل إليه باللغة العربية ، وكذلك على الجزء المقابل باللغة الإنجليزية.
- وكتبت التحية الافتتاحية للرسالة الإدارية بعبارة الترحيب وأشهرها السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- اكتب موضوع الرسالة ممثلة ببعض الكلمات الوصفية للموضوع الذي تستهدفه الرسالة.
- كتابة الرسالة الإدارية مع مراعاة الوضوح والإيجاز واستخدام كلمات وعبارات واضحة وبسيطة تمثل الغرض من الموضوع الذي ترسل إليه الرسالة.
- كتابة التحية الختامية مع النص في نهاية الخطاب الإداري.
- اكتب توقيع مرسل الرسالة والوظيفة.
- قم بتضمين أي مرفقات في الرسالة ، مثل المستندات والمرفقات المخصصة لموضوع الرسالة.
- أخيرًا ، اكتب اسم مرسل الرسالة الإدارية وتوقيعه.
أنواع الرسائل الإدارية الجاهزة
هناك أنواع عديدة من المراسلات الإدارية وهي كالتالي:
- الرسالة الإدارية أدناه: هي رسالة رسمية صادرة عن رئيس الجمهورية على أعلى مستوى إداري.
- ارتفاع رسالة الإدارة: إنه خطاب إداري رسمي موجه إلى رئيس مستوى إداري بمستوى إداري أقل.
- رسالة إدارية موازية: إنها رسالة رسمية مرسلة من رئيس مستوى إداري إلى رئيس مستوى إداري مماثل لنفس المنصب.
نموذج خطاب إداري جاهز
نقدم لكم خطاب إعلان تم فيه تجهيز موضوع طلب الوظيفة على النحو التالي:
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: 26.03.2020
عزيزي الأستاذ… .. تحياتي وبعد ذلك ..
يسعدني أن أقدم لكم هذا الطلب لأنني خريج جامعة وأرغب في الحصول على وظيفة مناسبة لي في شركتكم الموقرة… .. تخصص…. لدي خبرة في… .. و ………… من إحدى الجامعات. لقد حضرت العديد من الدورات التدريبية كل ………… .. وقد أرفقت لك جميع المستندات التي تدعم رسالتي حتى أجد وظيفة مناسبة لتجربتي.
أسأل الله التوفيق بين رغبتي ، وأقدم تحياتي.
اسم المرسل/…. التوقيع………………
قالب خطاب إداري لمدير المدرسة
أدناه ، نقدم لك نموذجًا لخطاب إداري تم إرساله إلى مدير المدرسة بتنسيق معتمد على النحو التالي:
رسالة طلب ملف إداري
اسم الشركة …
تاريخ …..
إلى المدير العام ………………… ..
بعد التحية
لقب:……………………..
أطلب منكم مساعدتي في توفير الملف الإداري اللازم لموضوع الرسالة الذي يحمل الرقم المرجعي حيث أنه يساعد في إنجاز الواجبات المتعلقة بعملي وسيتم إعادة الملف إلي. لك مرة أخرى بعد الانتهاء من الاستخدام.
لدي احترام وإعجاب هائلين.
اسم الموظف ….
التوقيع…
نموذج رسالة شكوى إدارية
يتم قبول الرسائل الإدارية الخاصة بموضوع الشكوى كخطاب رسمي يتقدم به كثير من الأشخاص والموظفين في حالة حدوث أي ضرر أو عائق في بيئة العمل بالمؤسسة ، وفي هذه الحالة يتم إرسال خطاب إداري بالشكوى. الشكوى على النحو التالي:
خطاب إداري للشكوى
إلى عزيزي المدير
بعيد عن التحية
موضوع الشكوى الإدارية ………………………….
أقدم هذه الشكوى لك خلال ساعات العمل الرسمية لمؤسستك (اسم الشخص المشكو منه) بسبب الضرر والإساءة التي حدثت أثناء العمل.
نص الشكوى الإدارية: طلب مني إرسال هذا الخطاب إليكم للأسباب التالية:
رقم……………ثانيا ……………
ثالث:………….
نهاية نص الشكوى الإدارية: أقدم لكم هذه الملاحظات التي تؤكد حقي في الشكوى.
مع أعمق تقديري واحترامي.
اسم المرسل.
التوقيع.
طلب نموذج كتاب إداري
في بعض الحالات قد يكون من الضروري كتابة خطاب إداري إلى أحد أقسام المؤسسة لطلب استمرار الخدمات المقدمة من خلال المؤسسة ، وهنا مثال على هذه الرسائل:
إلى رئيس القسم ………….
أهلا
تاريخ ….
الموضوع: نطلب منك الاحتفاظ به في قسم ………… .. ………….
دفعتني تلبية كل من الأسباب التالية إلى طلب الرعاية ………………
بيانات الجهاز للصيانة … نرجو اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان استمرارية العمل داخل هذه الدائرة.
الرجاء قبول أقصى درجات الاحترام والتقدير
اسم الموظف …
التوقيع ….
نموذج خطاب إداري إنجليزي رسمي
وتجدر الإشارة هنا إلى أن هناك بعض المؤسسات التي تطلب إضافة خطاب إداري باللغة الإنجليزية ويمكنك اعتماد هذا النموذج:
سيدى العزيز،
أكتب هذه الرسالة لتقديم شكوى بشأن موظف خدمة العملاء في شركتك ……… فهو لا يجيد التعامل مع العملاء وهو مشغول باستمرار على هاتفه دون خدمة العملاء ، ولهذا أسألك. أحثك على الانتباه إلى رسالتي ومدى مراجعة موظفك واتخاذ الإجراء المناسب.،أطيب التحيات
.اسم
نصائح لكتابة الخطابات الإدارية
يوصى بمراعاة كل من عناصر التحكم والنصائح التالية لكتابة رسائل المسؤول:
- استخدم كلمات وعبارات واضحة لتسهيل فهم الرسالة.
- يجب أن تكون دقيقًا جدًا أثناء الكتابة.
- يجب توخي الحذر لتوثيق المعلومات الموثوقة في الرسالة.
- يجب تجنب استخدام الكلمات التي يصعب فهمها.
- يجب الحرص على اختصارها والوصول إلى موضوع الرسالة مباشرة دون إطالة أمدها.
- يجب الحرص على استخدام نوع وحجم معين من الورق تكتب عليه الرسائل الإدارية.
- يجب كتابة النصوص الإدارية بالحجم المتوسط وبعيداً عن الأشكال والرسوم قدر الإمكان.
- يجب الحرص على ترك مسافات بين فقرات الرسالة لتسهيل عرض فكرة الرسالة.
- يجب تنسيق هوامش الرسائل بشكل صحيح.
- يجب استخدام المظاريف الرسمية في مثل هذه الرسائل.
- يجب الحرص على تضمين العناوين الصحيحة في الرسالة.
- يجب أن يشير مرسل الرسالة الإدارية إلى توفر نسخ أخرى من الرسالة إذا تم إرسال الرسالة إلى أكثر من شخص أو أشخاص.
نماذج المراسلات الإدارية Pdf
للمراسلات الإدارية أشكال عديدة حسب الغرض والموضوع ، فهي متوافقة مع بعضها البعض في الهيكل المشترك لكل منها ، وتستخدم لتحسين مهارات الاتصال في كل من القطاع العام والشركات والمؤسسات العاملة في القطاع العام. يمكنك فحص مراسلات القطاع الخاص والإدارية كما تظهر لك.
هنا نأتي بك إلى نهاية هذا المقال ؛ نحن نقدم لك طريقة كتابة رسالة إدارية جاهزة ، وقد قدمنا لكم ، بنجاح ، أمثلة على رسائل إدارية مختلفة ، بحسب ما قلناه لكم في سطور مقالتنا أعلاه ، حيث تم تنفيذ مقالتنا بخطوات عملية وسهلة.
